سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

مقدمة:

هذه اللائحة تقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

 

النطاق:

تستهدف هذ اللائحة جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

 

إدارة الوثائق:

يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مقر الجمعية، وتشمل الآتي:

·        اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى.

·        سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه.

·        سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب.

·        سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

·        سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

·        السجلات المالية والبنكية والعُهد.

·        سجل الممتلكات والأصول.

·        ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

·        سجل المكاتبات والرسائل.

·        سجل الزيارات.

·        سجل التبرعات.

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ وتكون الإدارة التنفيذية هي المسؤولة عنها أمام مجلس إدارة الجمعية.

 

الاحتفاظ بالوثائق:

·        مدة حفظ الوثائق لدى الجمعية تختلف باختلاف أهمية تلك الوثائق، وتنقسم مدة الحفظ بشكل عام إلى:

o       حفظ دائم: ويشمل جميع الوثائق الهامة الخاصة بالجمعية والتي لا تاريخ لنهايتها ولا عبرة بتقادمها.

o       حفظ لمدة 4 سنوات: ويشمل الوثائق غير الهامة الخاصة بالجمعية التي تتقادم بتقدم الزمن مثل خطابات التهنئة وغيرها.

o       حفظ لمدة 10 سنوات: ويشمل جميع الوثائق الهامة الخاصة بالجمعية المالية والإدارية والعقود وغيرها.

·        يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لجميع الوثائق حفاظاً عليها من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات.

·        يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل الخوادم أو الأقراص الصلبة أو التخزين السحابي أو ما شابهها.

 

إتلاف الوثائق:

·        الأصل في جميع الوثائق الحفظ.

·        عند الحاجة إلى إتلاف أي وثيقة تقوم الإدارة التنفيذية بالرفع بذلك إلى مجلس الإدارة موضحة نوعية السجلات وتاريخ تدوينها وما الحاجة التي دعت إلى إتلاف تلك الوثائق، ويصدر مجلس الإدارة قراره في ذلك.

·        يجب أن يصدر قرار مجلس الإدارة بتشكيل لجنة تتولى إتلاف الوثائق التي صدر قرار مجلس إدارة الجمعية بإتلافها، وتتولى اللجنة عملية الإتلاف بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل الوثائق، وتقوم بإعداد محضر رسمي بذلك، وتحتفظ الإدارة التنفيذية بذلك المحضر في سجل خاص.

والله الموفق ،،،