لائحة السجلات

مقدمة:

هذه اللائحة توضح نوعية السجلات بالجمعية والإرشادات اللازم اتباعها في التعامل مع تلك السجلات مثل إدارتها وحفظها وإتلافها.

 

النطاق:

تستهدف هذ اللائحة جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأعضاء مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه اللائحة.

 

إدارة السجلات:

يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع السجلات في مقر الجمعية، وتشمل الآتي:

·        سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه.

·        سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب.

·        سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

·        سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

·        السجلات المالية والبنكية والعُهد.

·        سجل الممتلكات والأصول.

·        ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

·        سجل المكاتبات والرسائل.

·        سجل الزيارات.

·        سجل التبرعات.

·        سجل الحضور والانصراف للموظفين.

·        سجل استئذان الموظفين.

·        سجل البيانات التقنية الهامة الخاصة بالجمعية.

·        سجل الإتلاف.

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ وتكون الإدارة التنفيذية هي المسؤولة عنها أمام مجلس إدارة الجمعية.

 

الاحتفاظ بالسجلات:

·        مدة حفظ السجلات لدى الجمعية تختلف باختلاف أهمية تلك السجلات، وتنقسم مدة الحفظ بشكل عام إلى:

o       حفظ دائم: ويشمل جميع السجلات الهامة الخاصة بالجمعية والتي لا تاريخ لنهايتها ولا عبرة بتقادمها.

o       حفظ لمدة 4 سنوات: ويشمل السجلات غير الهامة الخاصة بالجمعية التي تتقادم بتقدم الزمن مثل خطابات التهنئة وغيرها.

o       حفظ لمدة 10 سنوات: ويشمل جميع السجلات الهامة الخاصة بالجمعية المالية والإدارية والعقود وغيرها.

·        يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لجميع السجلات حفاظاً عليها من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات.

·        يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل الخوادم أو الأقراص الصلبة أو التخزين السحابي أو ما شابهها.

 

إتلاف السجلات:

·        الأصل في جميع السجلات الحفظ.

·        عند الحاجة إلى إتلاف أي سجل تقوم الإدارة التنفيذية بالرفع بذلك إلى مجلس الإدارة موضحة نوعية السجلات وتاريخ تدوينها وما الحاجة التي دعت إلى إتلاف تلك السجلات، ويصدر مجلس الإدارة قراره في ذلك.

·        يجب أن يصدر قرار مجلس الإدارة بتشكيل لجنة تتولى إتلاف السجلات التي صدر قرار مجلس إدارة الجمعية بإتلافها، وتتولى اللجنة عملية الإتلاف بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل السجلات، وتقوم بإعداد محضر رسمي بذلك، وتحتفظ الإدارة التنفيذية بذلك المحضر في سجل خاص.

والله الموفق ،،،